Администратор - Новосибирск - вакансия 138563
ГАУ НСО "ЦРПК"
Дата обновления: 10.05.2016
Город: Новосибирск
Профессия: Государственная служба
Зарплата: 17000
Тип занятости: Не имеет значения
Текст вакансии:
Обязанности:
1. Осуществляет первичный учет посетителей и их распределение по специалистам.
2. Осуществляет ведение журнала регистрации клиентов.
3. Производит запись в электронное расписание Центра по заявке обратившегося в Центр гражданина по телефону и при личном обращении.
4. Консультирует посетителей (Клиентов) по вопросам, касающимся оказываемых Центром услуг по телефону с ведением журнала учета звонков по оказанию срочной информационной помощи по вопросам трудоустройства и профессионального обучения и при личном посещении, давать рекомендации по услугам в зависимости от возраста, образования и статуса обратившегося.
5. Рассматривает поступившие претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов, проводит необходимые организационно-технические мероприятия в сроки, установленные директором Центра по каждому конкретному случаю.
6. Принимает решения о предоставлении или об отказе в предоставлении услуг на основании документов представленных гражданином и согласно Технологии работы Центра.
7. Информирует руководство Центра об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов и принимаемых мерах по их ликвидации. Обеспечивать исполнение сотрудниками Учреждения указаний руководства.
8. Осуществляет контроль по оформлению помещений, следит за подготовкой и наличием рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям (Клиентам).
9. Осуществляет проведение первичной услуги беседы-интервью и контролирует заполнение Анкеты обратившегося за получением государственной услуги.
10. Проводит мониторинг успешности и качества оказанных услуг Центром, в том числе посредством осуществления обзвона получателей индивидуальных услуг. Анализирует и обобщает результаты мониторинга услуг Центра.
11. Осуществляет диспетчеризацию автотранспорта.
12. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив, составляет установленную отчетность.
13. Организует управление входящими звонками.
14. Отслеживает, контролирует ведение внутреннего и внешнего документооборота.
15. Ведет первичное делопроизводство:
- прием и регистрация входящей и исходящей документации;
- передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией директора Центра;
- оформляет регистрационные карточки;
- ведет картотеку учета прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
- отправка писем, в том числе через почтовую службу;
- составление проектов писем;
- копирование, сканирование требуемых документов;
- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдачу в архив, систематизация и хранение документов текущего архива.
16. Осуществляет подготовку совещаний и всех связанных с этим документов.
17. Ведет протоколы совещаний с последующей их рассылкой всем участникам совещания и ведет контроль за выполнение решений совещаний.
18. Осуществляет работу по ведению архивного дела в учреждении:
- организовывать хранение и обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив.
- принимать и регистрировать поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
- участвовать в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
- в соответствии с действующими правилами шифровать единицы хранения, систематизировать и размещать дела, вести их учет.
- подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
- вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
- участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов.
- следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
19. Вносить информацию об оказанных Центром услугах в базы данных, проверять правильность заполнения анкет, заключений, отчетов в соответствии с Технологией работы учреждения по оказанию услуг.
Требования:
Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессионально образование и стаж работ по специальности не менее 2 лет.
Условия:
Испытательный срок 3 месяца.
График работы понедельник-четверг 08.30–17.30, пятница 08.30-15-.50; Место работы ст.м. Октябрьская.
ВНИМАНИЕ! Просьба в теме письма указать название вакансии. Отправляя резюме на данную вакансию, Вы тем самым подтверждаете свое согласие на сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, передачу, обезличивание, бл