Офис-менеджер - Новокузнецк - вакансия 176096

Группа Аква Инжиниринг

Дата обновления: 17.06.2016

Город: Новокузнецк

Профессия: Секретариат и АХО

Зарплата: 20000

Тип занятости: Не имеет значения

Текст вакансии:

Обязанности:

1. Отвечает на телефонные звонки, фильтрует звонки рекламного характера, управление корпоративным электронным почтовым ящиком, фиксирует и передает информацию сотрудникам компании.
2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, упорядочение, архивирование документов.
3. Выполняет копировально-множительные работы, сканирование документов.
4. Организует электронный документооборот внутри корпоративного портала MS Share Point.
5. Прием и отправка писем по почте и экспресс-почте по поручению сотрудников.
6. Подготавливает документы для участия в тендерах.
7. Готовит проекты официальных писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
8. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы, покупает медицинские страховки, визы.
9. Подготовка документов на получение виз для сотрудников компании при зарубежных командировках.
10. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их закупку, приемку, учет, хранение и выдачу.
11. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
12. Контроль за лицензиями, логинами, паролями, обновлениями ПО на компьютерах сотрудников.
13. При наличии знаний английского языка, осуществляет переводы текстов общей и технической тематики.
14. При наличии знаний и опыта кадрового делопроизводства осуществляет контроль за приемом, увольнениями, отпусками, командировками работников: приказы, записи в трудовые книжки, прочие связанные с кадрами документы. (численность персонала 12 человек).

Основные задачи, на которую приходится большая часть рабочего времени:

1. Создать слаженную систему документооборота внутри компании: подготовка, хранение (вкл. сканирование), перемещение, быстрый поиск, архивирование документов. Навести порядок в текущем состоянии документооборота и поддерживать порядок и работу системы документооборота. Осуществлять отправку и прием, контроль корреспонденции (вкл. электронную почту), отслеживание получения корреспонденции контрагентами.
2. Провести инвентаризацию материально-технической оснащенности офиса и создать систему постоянного поддержания необходимо количества остатков и контроля за расходованием ТМЦ. Следить за надлежащим состоянием хозяйственной части офиса: своевременная закупка и контроль расходования канцтоваров, спецодежды, воды, картриджей для принтеров, вызов мастеров по ремонту оргтехники и прочего оборудования офиса, контроль и своевременная покупка продлений на лицензии программного обеспечения у сотрудников, вызов инженеров по информационным технологиям для решения проблем с компьютерами, закупка мебели, принадлежностей для оргтехники и прочих товарно-материальных ценностей.
3. Подготавливать документацию для участия в тендерах: копии документов о компании, заполнение анкет и форм, оформление документов в соответствии с требованиями документооборота.
4. Организация командировок сотрудников: поиск, выбор, бронирование оптимальных авиаперелетов, гостиниц, прокатов автомобилей; подготовка документов для виз, приобретение страховок.

Требования:

Опытный пользователь ПК (предстоит работать c MS Word, Excel, Outlook, Share Point, интернет, Adobe Acrobat,). Способность и готовность обучаться новому программному обеспечению. Желателен опыт работы со специальным программным обеспечением по электронному документообороту.
Обязателен опыт работы в качестве секретаря/офис-менеджера не менее 3х лет.
Знания и опыт работы с мини-АТС и оргтехникой.
Знание и опыт ведения документооборота (в т.ч. составление официальных писем, договоров, прочих документов, учет корреспонденции, ведение архива, упорядочение документов, организация хранения документов и их быстрый поиск).
Нацеленность на долгосрочную работу в компании и постоянное развитие своей профессиональной области, способствуя развитию компании в целом.
Желание помогать всем сотрудникам компании в любых ситуациях.
Желательны знания и опыт ведения кадрового делопроизводства.
Грамотная речь, отличные знания русского языка, умение грамотно составлять письма, документы.
Желательно владение английским языком.
Личные качества: Ответственность, исполнительность, аккуратность, высокая самоорганизованность, коммуникабельность, активность, организаторские способности.

Условия:

Небольшой преимущественно молодой сплоченный коллектив (на текущий момент всего в компании работает 12 человек);
Благоустроенный, просторный, светлый, удобный офис в центре города;
Небольшая компания с порядочным, человеческим, доброжел

Контактные данные:

показать контакты

Разместить резюме