Офис-менеджер - Самара - вакансия 250345

"Технопарк"

Дата обновления: 25.08.2016

Город: Самара

Профессия: Секретариат и АХО

Зарплата: 17400

Тип занятости: Не имеет значения

Текст вакансии:

Обязанности:

1. Телефонные соединения.
2. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды, контролирует своевременность оплат по текущим договорам и договорам реестра.
3. Организует обеспечение офиса водой, канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.
4. Ведет реестр ответственных лиц за ТМЦ предприятия;
5. Организует и планирует деловые встречи руководителя, организует документальное оформление переговоров.
6. Заказывает авиа- и жд- билеты, бронирует гостиницы.
7. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
8. Оформляет трудовые договоры, доп. соглашения к трудовым договорам
9. Формирование и ведение личных дел, личных карточек сотрудников.
10. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек.
11. Составление и ведение графиков отпусков;
12. Осуществляет работу по сканированию, ксерокопированию, подшивке и заверению копий документов.

13. Организует ведение:

деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов, заказных писем Почтой России, курьерской службой;
корпоративной электронной почты (прием входящих эл. писем, отправка эл. писем, переадресация эл. писем сотрудникам).

14. Составляет приказы, доверенности, ведет табель учета рабочего времени сотрудников, оформляет авансовые отчеты сотрудников совместно с бухгалтерией.
15. Подготавливает путевые листы для водителя, ведет книгу учета путевых листов, книгу учета нарушений ПДД и т.д.
16. Осуществляет работу по подготовке и предоставлению страховой компании необходимой информации для ежегодного продления страхования автомобиля организации.
17. Осуществляет контроль за своевременность предоставления выписок из ЕГРЮЛ.
18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса; оформляет документы для списания ТМЦ (приказ на списание, состав комиссии, акты).
19. Взаимодействует с администрацией офисного бизнес-центра по текущим вопросам.

Требования:

Высшее профессиональное образование.
Опыт работы персональным ассистентом первого лица обязателен.
Уверенный пользователь приложений Microsoft Office.
Грамотная устная и письменная речь.
Знание основ документоведения и делопроизводства.
Знание деловой этики, бизнес-ориентированность.
Аккуратность, внимательность, исполнительность, доброжелательность, лояльность, не конфликтность.

Условия:

На период декретного отпуска основного работника.
Оклад 20 000 руб. (к выплате -13%). Премия по итогам месяца до 50% оклада.
Режим работы: с 09:00 до 17:30 (5/2) (возможен ненормированный рабочий день).
Работа в крупной, стабильной компании.
Интересная работа в команде профессионалов.
Оформление по ТК РФ (оплачивается отпуск, больничный)

Контактные данные:

показать контакты

Разместить резюме