Офис-менеджер - Екатеринбург - вакансия 359205

Учебный центр "АйТи Клауд"

Дата обновления: 16.12.2016

Город: Екатеринбург

Профессия: Секретариат и АХО

Зарплата: 20000

Тип занятости: Не имеет значения

Текст вакансии:

Обязанности:

1. Обеспечение кофе-брейков для слушателей (заказ продуктов, организация доставки продуктов, сдача документов в оплату). Организация и обслуживание кофе-брейков при встречах.
2. Обеспечение питания слушателей (оформление договоров с точками общепита, получение талонов и их списание, заказ обедов).
3. Заказ и получение канцелярских товаров для офиса и копицентра, расходным материалов к копировальным аппаратам и принтерам.
4. Сканирование и Копирование учебных пособий для слушателей. Правильное общение с сервисным центром по обслуживанию копировальных аппаратов.
5. Приготовление учебных классов к новой учебной неделе.
6. Оформление и печать сертификатов для слушателей и ведение журнала выдачи сертификатов. Передача готовых сертификатов менеджерам или инструкторам.
7. Контроль расходования канцелярских принадлежностей и расходных материалов для копировальное техники. Своевременное информирование о необходимости закупок.
8. Отправка, получение и регистрация (в журнале регистрации) входящей и исходящей корреспонденции (оформление реестра и сдача на почту), оформление авансовых отчетов по почтовым расходам. В том числе и на Почте России.
9. Отправка и получение грузов (учебники, оборудование), заказ курьера, оформление документации, получение счетов и сдача их в оплату. Отслеживание своевременной доставки груза до места, информирование получающей стороны о номерах заказа и времени отправки и доставки.
10. Бронирование гостиниц (по заявкам менеджеров) для сотрудников УЦ и специалистов Заказчика. Связь с заезжающими и своевременное оповещение о номере брони. Оформление своевременных письменных отказов от номеров, в случае необходимости.
11. Встреча слушателей (на рецепшен), сбор документации (командировочные, договоры и другие документы) и передача их на оформление и обратную выдачу документов в конце курса.
12. Ведение журнала по ТБ для сотрудников УЦ.
13. Ведение журнала ТБ для слушателей.
14. Сбор анкет после курсов и сдача их директору по продажам.
15. Сканирование подписанных договоров и отправка их в Эл. виде менеджерам продаж.
16. Сбор всех документов и передача их в бухгалтерию.

Требования:

1. Уверенный пользователь ПК (MS Word, Excel, почта).
2. Уверенный пользователь копировальной техники.
3. Умение эффективно искать информацию в сети интернет

Условия: работа в будние дни с 09.00 до 18.00

Контактные данные:

показать контакты